Online Buchhaltung und Serienrechnungen

Warum Online Rechnungs und Buchhaltungsprogramme bei den Serienrechnungen scheitern. Auf der Suche nach einem Cloud basierten Rechnungs / Buchhaltungs System haben wir inbesondere einen besonderen Anspruch an Serienrechnungen. Buchhaltung, Belege, einfache Rechnungen, das können die verschiedenen Anbieter alle sehr gut. Mit den Serienrechnungen oder Wiederkehrenden Rechnungen haben sie alle ebenfalls begonnen Lösungen zu schaffen, doch wir stellen fest: Keiner hat das Prinzip wirklich verstanden. Angesehen haben wir uns unter anderem intensiv sevDesk, LexOffice und Debitoor.

Wiederkehrende Rechnungen

Was machen die Online Rechnungsdienste falsch? Eigentlich erst mal nichts. Man kann hier wunderbar Rechnungen als Vorlage generieren die dann in einem gewünschten Intervall versendet werden. Man kann also eine Rechnung mit beliebigen Positionen generieren und die wird dann monatlich, oder halbjährlich erstellt und oder direkt an den Kunden auch versendet. Das geht erst mal prima. So die Theorie. 
Am besten löst die wiederkehrenden Rechnungen bei den angesehenen Diensten Lexoffice. So sehen die Einstellmöglichkeiten dafür aus:

Serienrechnungen lexoffice
Einstellungen Serienrechnungen

Bei Lexoffice wird vor allem der Leistungszeitram sehr gut ausgezeichnet, das ist sehr wichtig. 
Aber auch sevDesk (1&1 Ionos) und Debitoor können das genau in der gleichen Art. 

Doch das ist nicht wirklich zu Ende gedacht. Denn Geschäfte mit Kunden verändern sich. Immer die gleiche Rechnung ist selten. Kunden verändern sich, Produkte verändern sich.

Wiederkehrende Leistungen sind das Ziel

Wer monatliche Rechnungen / Serienrechnungen versendet tut das selten für Prüdukte. In den überwiegenden Fällen geht es um Dienstleistungen, Lizenzen, Wartungsverträge oder ähnliches, und diese Verträge leben.
In unserem Anwendungsfall geht es um Webhosting Dienstleistungen, und wiederkehrende Rechnungen nach dem simplen Turnus Prinzip würden ins Chaos führen.

Unser Beispiel

Max Müller bucht am 15.1.2019 ein Webhostingpaket bei uns zu 10 € monatlich. Für diesen Fall wäre eine einfach Serienrechnung machbar. Diese würde für den Zeitraum vom 15.01.2019 – 14.02.2019 erstellt. Einfach und mit Wiederkehrenden Rechnungen machbar.
Doch dabei bleibt es selten. Am 28.04.2019 benötigt Max Müller eine weitere Domain zu seinem Webspace Paket welche 10 € im Jahr kostet. Nun könnte man den Betrag /12 teilen und eine Position hinzufügen, aber bereits hier wäre der Abrechnungszeitraum für die Domain nicht mehr richtig. Dies ist aber wichtig, denn es ist ein Vertrag welcher ein besonderes Ablaufdatum hat (Domain Renewal) und welcher auch bei Kündigungen zu berücksichtigen ist. Für die Domain wäre der Abrechnungszeitram vom 15.x – 14.x falsch. 
Noch verzwickter wird die Angelegenheit wenn Max Müller im Herbst ein weiteres Webhosting Paket aboniert, oder noch weitere Domains hinzufügt. Diese wird er nicht zufällig wieder am 15. des Monats bestellen. Danach kommt er noch auf die Idee ein besonderes Support Paket hinzu zu buchen. Das Chaos bricht aus mit der starren Monatsrechnung. Am Ende ist es auch ein NoGo dem Kunden mehrere Rechnungen zu schicken.

Wie es richtig funktionieren muss

Im wesentlichen müsste man bei Serienrechnungen von Verträgen sprechen die bestimmte Positionen enthalten. 
Die eigentliche „Rechnung“ müsste normalerweise leer sein und braucht eigentlich nur zwei Dinge enthalten: Den Stichtag und das Intervall. 

Die Positionen

Wann immer ich für einen Kunden einen Vertrag / Position hinzufüge wäre der Abrechnungsstichtag egal. Aber jede Position die dann zum Stichtag in der monatlichen Abrechnung fällig auftaucht wird mit dem jeweiligen korrekten Leistungszeitraum gekennzeichnet. Und das unabhängig mit welchem Turnus. Leistungen mit monatlicher Abrechnung tauchhen jeden Monat auf, Positionen mit jährlichem Intervall nur einmal im Jahr. Die Wiederkehrende Rechnung muss zum Stichtag nur die fälligen Positionen zusammenfassen.

Einmalige Positionen

Auch einmalig auftretende Positionen müssen sein. Kunden nehmen hin und wieder Leistungen in Anspruch die praktisch nicht zu einer Serienrechnung passen, aber trotzdem mit dieser schön abgerechnet werden könnten. Zum Beispiel nimmt einmal ein Kunde eine Hilfeleistung bei Programmierung in Anspruch und zahlt so einmalig einen  Stundensatz für die Aktion. Diese Position kann nach erfolgter Abrechnung aus der „Vorlage“ für die Serienrechnungen praktisch wieder verschwinden und als „abgerechnet“ archiviert werden. 

Struktur

So sieht die Struktur von Serienrechnungen aus. Dies ist nicht auf Webhosting beschränkt. 

Struktur von Serienrechnungen
Struktur von Serienrechnungen

Hausaufgaben liebe Leute von Debitoor, sevDesk, Lexoffice und anderen. Und wenn ich wollte könnte ich noch etwas erzählen zu SEPA Lastschriften, Basis und wiederkehrenden Lastschriften. 

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